Rugbystä oivallus johtoryhmätyöhön

Auli Korhonen, Kari Stenlund, Anna-Liisa Juurinen

Johtoryhmä on siirtynyt pilveen ja kokoontuu päivittäin Trellossa tavoitteenaan sparrata tiimi parhaaseen mahdolliseen tulokseen. Trelloon kirjataan kehittämisaihiota ja viheliäisiä ongelmia, joista on mahdollisuus keskustella ja yhdessä selvitä.

Trello on tasa-arvoinen. Se antaa kaikille mahdollisuuden tuoda esiin näkemyksensä ja pakottaa asiallisuuteen keskusteluissa.

Trelloon tallentuvat asiat ja ne tulee priorisoitua luontevasti.

Trello kannustaa yhteisvastuulliseksi, sillä isot asiat ja niihin liittyvät keskustelut säilyvät Trellossa. Ne eivät katoa s.postien joukkoon, niitä ei mitätöidä toteamalla, että olihan siitä joskus puhetta.

Let's scrum!
Trello mahdollistaa joukkuehengen kasvattamisen rugbystä tutulla tavalla ajasta ja paikasta 
riippumatta.

Arviointi
Loppuvuodesta johtoryhmän toimintaa tullaan arvioimaan luotettavan toimijan taholta.

Puhtauspalvelupäällikön tehtävän pohdintaa

Työni puhtauspalvelualan esimiehenä on alkanut lähes kolme vuosikymmentä sitten. Tänä aikana puhtauspalvelualalla on tapahtunut mullistavaa kehitystä. Siivoustyön mitoitukset käynnistettiin 80-luvun  puolivälissä ja yhä edelleen työmäärämitoitus standardeineen on siivoustyön resurssijärjestelyjen pohjana; tavoitteena on realistinen (terveys-, turvallisuus- ja viihtyisyystekijät huomioon ottava) siivoustaso, ei yli- eikä alisiivous. Siivousvälineet ja -koneet ovat tänä päivänä ergonomisia ja kehittyneitä. Siivoustyöntekijä on nykyään näkyvä eli laitoshuoltajan ei tarvitse mennä enää siivouskomeroon piiloon, kun taloon saapuu vieraita. Itse asiassa siivoustyöntekijä on usein talon Front Office, ensimmäinen kontakti asiakkaalle, joten ammattitekniikan lisäksi myös asiakaspalvelutaitojen edellytetään olevan hallussa alan ammattilaisilla.

Potkua omaan tekemiseeni vuosien varrella ovat antaneet erilaiset haasteet, joista esimerkkeinä ammattialan yleinen kehittyminen, työhyvinvointiin liittyvien asioiden kehittyminen, omaehtoinen opiskelu, työnantajan tarjoamat koulutukset ja tehtävien vastuualueen laajeneminen. Tehtävääni on viime vuosina kuulunut puhtauspalvelusta vastaamisen lisäksi myös vastuu tekstiilipalveluista eli liikelaitoksen hallinnoiman pesulan palvelutoiminta. 1,5 vuotta on puhtauspalvelujen  piiriin sisältynyt myös uimahallin kahvio- ja lipunmyyntitoiminta. Nämäkin järjestelyt ovat osaltaan antaneet positiivista haastetta omaan työhön; mm. ajankäytön näkökulmasta omia työprosesseja on toki pitänyt arvioida sekä käyttää viikko-, kuukausi- ja vuosikelloa.

Tehtäväni on organisoida, suunnitella ja kehittää puhtaus- ja tekstiilipalvelujen  yksiköiden toimintaa, mikä konkreettisesti tarkoittaa esim. työmäärämitoitusten arviointia, hankintoja, henkilöstön kouluttamista, muita henkilöstöasioita KVTESseineen ja työsuojelukuvioineen, tekstiilipalvelujen prosessien tutkimista ja kehittämistä. Useimmissa näissä tehtäväalueissa LEANin lähtökohdat istuvat mitä parhaiten. Innostuneisuutta antaa se, kun huomaa, että on omalta osaltaan onnistunut motivoimaan työntekijöitä kyseenalaistamaan vanhoja käytäntöjä ja kehittämään uusia toimintatapoja.

Yksi kehittämistehtävistäni liittyy juuri henkilöstön (puhtauspalveluohjaajat, laitos- ja tekstiilihuoltajat sekä uimahallin kahviotyöntekijät) ammattitekniikan päivityskoulutukseen. Tässä yhteydessä on tärkeää muistaa nostaa esiin niitä hyviä toimenpiteitä, joita työntekijät ovat jo tehneet omien työprosessiensa järkevöittämiseksi tietämättä, että kysymyksessä on "LEAN".

Puhtauspalvelujen esimiesten keskinäinen kollegiaalinen tuki on vahva. Toinen toistaan tukevassa, motivoituneessa työilmapiirissä myös työprosessien tarkastelua ja tehtävien uudelleen järjestelyä on palkitsevaa tehdä.

Ruokapalvelupäällikön tehtävän pohdintaa

Ateriapalveluiden suunnittelu, organisointi ja kehittäminen pitävät paljon sisällään. Työhön liittyvä tärkein voimavara henkilöstö, asiakkaat, talous, laitteet ja järjestelmät sekä lainsäädäntö.
Vuosien saatossa muutosta on tapahtunut paljon ja viime vuosina vielä enemmän. Vanhoilla toimintatavoilla ei voida enää jatkaa eikä saada aikaiseksi asiakaslähtöistä kilpailukykyistä henkilöstön huomioivaa palvelua.
Asiakkaiden tarpeet ovat muuttuneet ja muuttuvat edelleen - muutostarpeeseen meidän pitää pystyä
vastaamaan resurssien (välttämättä) kasvamatta.
keittiötyönmitoituksella saadaan prosesseja aukaistua ja kehitettyä sekä kohdennettua tarvittava aika
kuhunkin tehtävään.
Fazer Food Serviceltä ostettujen aterioiden ja - palvelujen sekä ISS:ltä ostettujen ateriapalvelujen
laadunseuranta on monipuolistanut tehtäviäni antaen näkökulmaa toisenlaisesta ateriapalvelun tuottamisesta.
Ateriapalvelussa kehittämistehtävät on pohdittu siten, että ne tukevat lean-lähtöisesti koko
ateriapalveluprosessia.
Haastetta uusien toimintatapojen käyttöönotossa on koko henkilöstölle. Yhdessä tehden koko henkilöstö huomioiden kehitystyössä saadaan hitaasti mutta varmasti tulosta aikaiseksi.
Työaika asettaa omat rajoituksensa, mutta viikkosuunnitelman ja vuosikellon avulla siitä selviää.

Hyvää Juhannusta!

Syksymmällä nähdään taas!

-Jani

Kehittämispäällikön tehtävää kirkastamassa

16.6.2015

Anna-Liisa Juurinen

Mitä minun pitää saada aikaan työssäni?

•                          Oman työn ydintehtävän kirkastaminen

•                          Kuvaa omaa työtäsi, sen ydintä, ja kerro siitä blogiin

Kehittämistehtävä ei olisi voinut sattua parempaan aikaan. Tehtäväni muuttuivat ja ydintehtävän kirkastaminen on sekä välttämätöntä että väistämätöntä. Vanhalla, kolmen vuoden takaisella mallilla ei ole mahdollista jatkaa, sillä maailma on muuttunut ja tarpeet sen myötä.

Kehittämispäällikkönä Jämsekissä minulle on annettu kolme ydintehtävää, joiden ympärille tämä kehittämispäällikön työ tulee rakentaa. Vastuulleni kuuluvat ennakointityö, kaupunkikeskustan kehittäminen ja työllisyys elinvoiman vahvistamisen näkökulmista. Edellä mainittujen lisäksi tehtävään kuuluu sellaisia ”ynnä muuta” tehtäviä, jotka palvelevat joko työnantajan tai kaupunkikonsernin elinvoiman kehittämisen tavoitteita.

Kehittämistehtävää pohtiessani jäin kiinni koulutuksessa esitettyyn kalvoon, jossa tunnistettiin erilaisia prosesseja ja pohdittiin niiden kehittämistä.

Tehtävänkuvan kirkastamisessa minun tulisi pyrkiä eroon tuhlariprosesseista, jotka vievät paljon voimavaroja, mutta joiden hyöty on hyvin pieni. Nämä ovat niitä ynnä muuta tehtäviä, joiden suorittamisesta ei seuraa merkittävää hyötyä työnantajalle tai ne eivät kasvata Jämsän kaupungin elinvoimaa. Kun tehtävänkuvaa vasta rakennetaan, näihin tuhlariprosesseihin tulee suhtautua hyvin kriittisesti, jos ne vaan pystyy tunnistamaan tehtävien joukosta. Vanhasta kokemuksesta tiedän, että tuhlariprosessit ovat monesti sellaisia että ne verhoutuvat erityisen tärkeiksi ja niiden tekemiseen voidaan jopa painostaa.

Olen siirtynyt Jämsekiin tarpeelliseksi lisäresurssiksi työlomalta. Tiedän, että työlomani aikana osa elinvoiman vahvistamiseen liittyvistä tehtävistä on ollut jäähyllä tai niihin on voitu panostaa haluttua vähäisemmin. Yksi merkittävä hyöty työnantajalleni onkin se panostus, jota voin tarjota käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin. Minulla on erinomainen verkosto emon suuntaan ja osaamisestani tulee olemaan hyötyä lisäpanoksena panostusprosesseissa.

Ajattelisin, että kaikkein merkityksellisimmäksi työpanokseni voisi kuitenkin osoittautua erilaisten kiihdytysprosessíen osa-alueella. Olen työhön tarttuva, verkostoituva ja sinnikäs puurtaja. Asioiden käyntiin saattaminen on aina ollut minulle mieluisinta työtä. Ydinprosessien tukeminen taustalta tai sivulta vie ydinprosessit nopeammin ja voimakkaammin maaliin. Näenkin, että nykyisen työnantajani - kehittämisyhtiön vahvuus on juuri kiihdytysprosessien tukemisessa ja mahdollistamisessa.

Perusprosessien nopeuttamiseksi on syytä tehdä jatkuvasti ponnistuksia. Monet elinvoiman kehittämiseen tähtäävät perusprosessit (kuten kaavoitus, tontinmyynti, jne) kulkevat kaupunkiorganisaation sisällä. Vaikuttamalla myönteisesti prosessien kehittymiseen ja vuorovaikutuksen parantamiseen, jne voidaan lisätä perusprosessien tehoa, kun kaupunkiorganisaation osaajat voivat keskittyä varsinaiseen ammattityöhönsä.

Vaikka tehtävänkuvani vielä hakee muotoaan, analyysi erilaisten prosessien merkityksestä, on sekä tarpeellinen että välttämätön. Kehittämistyössä oman työn tuloksia näkee valitettavan harvoin, tai ne realisoituvat muualla tehtyinä ratkaisuina. Merkityksetöntä työ ei kuitenkaan ole.

Pirkanmaan maakuntastrategian esittelysivulla todetaan, että maakuntastrategian valmistelu ja toteutumisen seuranta ovat Pirkanmaan liiton vastuulla, mutta sen toteuttaminen tapahtuu maakunnan eri organisaatioiden ja ihmisten laajana yhteistyönä. Näin se on myös Jämsässä. Jämsän kaupungin tavoitteena on elinvoiman vahvistaminen, mutta sen toteuttaminen kuuluu sekä kaupunkikonsernille, että meille yksittäisille ihmisille.

Kotitehtävä

Eliisa antoi kotitehtävän, joka tulisi tehdä seuraavaan lähipäivään mennessä:

Mitä minun pitää saada aikaan työssäni?

• Oman työn ydintehtävän kirkastaminen
• Kuvaa omaa työtäsi, sen ydintä, ja kerro siitä blogiin
• Seuraavaan lähipäivään mennessä

Mukavia bloggaushetkiä ja oikein hyvää kesää kaikille!

Lean-koulutus 13.5.

Tervetuloa lean-koulutukseen 13.5. Jämsän kaupungintalolla.